Timpul înseamnă bani sau De ce să-mi fac semnătură electronică calificată?

Rezumat:

Pentru cei ce nu au făcut cunoștință cu noțiunea de „semnătură electronică calificată”, aceasta este semnătura electronică ce permite semnarea documentelor cu efecte juridice echivalente semnării acestora în persoană, olograf. Singura cerință pe care documentul trebuie să o îndeplinească este aceea de a fi în format .pdf. Semnarea propriu-zisă are loc fie direct în Adobe, fie folosind software-ul furnizorului (instrucțiunile specifice fiecărei modalități de semnare sunt transmise ulterior înregistrării cu un anumit furnizor). O semnătură electronică este „calificată” atunci când respectă prevederile Regulamentului eIDAS, având asociat un certificat calificat. Această asociere permite semnăturii electronice calificate să se substituie unei semnături olografe.

Beneficii:

1. Produce efecte juridice pe întreg teritoriul Uniunii Europene;
2. Garantează identitatea semnatarului și identificarea corectă a acestuia;
3. Garantează că documentul nu a suferit modificări ulterioare semnării;

Dovedește semnarea documentului într-o anumită dată, la un anumit moment în timp.

Poate fi folosită pentru a semna orice fel de document de tip PDF. Ca atare, formalitățile specifice încheierii documentelor necesare oricărei relații private și/sau de afaceri sunt ușurate considerabil folosind acest tip de semnătură, în detrimentul prezenței fizice la momentul semnării. Există și excepții, unde legea prevede obligativitatea prezenței fizice la momentul semnării (spre exemplu, la momentul depunerii actelor în vederea încheierii căsătoriei). Cu toate acestea, avantajele incontestabile ale acestei modalități de semnare implică faptul că nu vei mai pierde timp prețios fie la rând, în trafic, sau chiar căutând un loc de parcare. Din confortul propriei case sau propriului birou poți semna și depune prin e-mail documente, oriunde.

Se poate obține de la orice furnizor autorizat – lista completă se află aici.

Asigură-te că soliciți ca semnătura electronică să fie calificată. Lipsa aceste mențiuni însemnă că certificatul nu respectă întocmai prevederile Regulamentului eIDAS (Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE), și deci nu va avea aceleași efecte juridice precum o semnătură olografă.

Până la momentul publicării prezentului articol, cel puțin un furnizor (român) oferă posibilitatea identificării video. Astfel, întregul proces de obținere a unei semnături electronice calificate poate avea loc fără a părăsi casa/biroul.

În opinia noastră, furnizorul ideal este acela ce oferă:

1. O cheie criptată în cloud, însemnând că nu vei primi un token fizic pentru realizarea semnăturii, ci de fiecare dată când vei dori să semnezi un document, vei primi prin SMS un OTP (One-Time Password), pentru a verifica consimțământul necesar aplicării semnăturii; și
2. Identificare video, care permite obținerea semnăturii electronice calificate fără a părăsi casa/biroul.

Pentru orice fel de întrebare, avem un răspuns apt a-ți maximiza eficiența, așa că nu ezita să ne contactezi.

Mai multe detalii:

1. Tipuri de semnături

În conformitate cu Regulamentul eIDAS, semnăturile electronice sunt de 3 tipuri:

• Semnătură electronică calificată;
• Semnătură electronică avansată; și
• Semnătură electronică simplă.

Semnătura electronică calificată, așa cum am precizat anterior, permite, pe lângă identificarea din punct de vedere tehnic a semnatarului, producerea de efecte juridice echivalente cu cele ale unei semnături olografe. Acest lucru este posibil conform dispozițiilor exprese ale art. 25, alin. (2) din Regulamentul eIDAS.

Din perspectiva Regulamentului, pentru ca o semnătură electronică să fie calificată, aceasta trebuie să aibă asociată un certificat calificat. Pentru a fi calificat, un certificat trebuie să conțină următoarele, astfel cum sunt prevăzute de Anexa nr. 1, parte integrantă a Regulamentului:

1. o indicație, cel puțin într-o formă adecvată pentru prelucrarea automată, că certificatul a fost emis ca certificat calificat pentru semnături electronice;
2. un set de date care reprezintă fără ambiguitate prestatorul de servicii de încredere calificat care emite certificatele calificate, care includ cel puțin statul membru în care este stabilit prestatorul respectiv; și
3. în cazul unei persoane juridice: denumirea și, după caz, numărul de înregistrare astfel cum se menționează în registrele oficiale;
4. în cazul unei persoane fizice: numele persoanei;
5. cel puțin numele semnatarului sau un pseudonim; în cazul în care se utilizează un pseudonim, acesta este indicat în mod clar;
6. datele de validare a semnăturilor electronice care corespund datelor de creare a semnăturilor electronice;
7. detalii privind începutul și sfârșitul perioadei de valabilitate a certificatului;
8. codul de identitate al certificatului care trebuie să fie unic pentru prestatorul de servicii de încredere calificat;
9. semnătura electronică avansată sau sigiliul electronic avansat al prestatorului de servicii de încredere calificat emitent;
10. locul în care certificatul care stă la baza semnăturii electronice avansate sau a sigiliului electronic avansat menționate la litera (g) este disponibil gratuit;
11. localizarea serviciilor care pot fi utilizate pentru a cunoaște statutul valabilității certificatului calificat; și
12. în cazul în care datele de creare a semnăturilor electronice legate de datele de validare a semnăturilor electronice sunt situate într-un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat, o indicație corespunzătoare referitoare la aceasta, cel puțin într-o formă adecvată pentru prelucrarea automată.

Spre deosebire de semnătura electronică calificată, semnătura electronică avansată trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

1. face trimitere exclusiv la semnatar;
2. permite identificarea semnatarului;
3. este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său; și
4. este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată.

După cum se poate observa, gradul de exigență este mult mai ridicat în privința certificatelor calificate, motiv pentru care Regulamentul recunoaște producerea efectelor juridice ale semnăturii olografe numai semnăturilor electronice calificate.

Ca o scurtă precizare, la întrebarea „de ce aș alege semnătură electronică avansată?”, răspunsul s-ar putea găsi în rațiuni de natură economică raportat la necesitatea reală.

Astfel că, dacă necesitatea este ca cineva din companie să contrasemneze un document intern al acesteia pentru ca o decizie să fie adoptată, atunci semnătura electronică avansată, care este mai puțin costisitoare, va fi suficientă pentru a lega acea semnătură de o persoană. Dacă, însă, se urmărește semnarea unui document cu un nou partener de afaceri, exigențele pentru identificarea semnatarului ar putea impune o semnătură electronică calificată. Pentru situația unei societăți cu sute, sau chiar mii de angajați, este foarte utilă optimizarea financiară prin acordarea unor semnături electronice avansate celor ce contrasemnează documente interne ale societății, și acordarea unor semnături electronice calificate celor ce semnează documente în relație cu noi parteneri de afaceri.

Semnătura electronică simplă este aceea care nu îndeplinește nici condițiile iterate mai sus pentru semnătură electronică avansată.

2. Se poate semna un act folosind o semnătură electronică calificată și o semnătură olografă?

În practică, am întâlnit foarte des această întrebare și, deși din punct de vedere juridic par să nu existe probleme justificate, respectiv ambele tipuri de semnături produc aceleași efecte juridice, mulți practicieni ai dreptului s-au declarat reticenți.

Un inconvenient identificabil este acela că, pentru a putea face dovada încheierii contractului/semnării documentului, ar trebui ca ambele medii de stocare (hârtie + document electronic) să fie stocate/arhivate de către ambele părți. Pierderea oricăruia dintre cele două medii ar putea crea premisele unor neînțelegeri referitoare la (in)existența contractului/documentului, fapt care, ar putea fi păgubitor.

Este important de reținut faptul că semnătura electronică calificată, odată ce a fost imprimată pe hârtie își pierde efectele juridice, ea fiind valabilă numai sub formă electronică.

Totuși, suntem de părere că avantajele ce țin în principal de eficientizarea timpului sunt mult mai numeroase decât potențialele neajunsuri ce s-ar putea ivi în spețe punctuale.

Semnătura, reprezentând exteriorizarea consimțământului pentru încheierea unui contract/semnarea unui document, trebuie să îndeplinească trei condiții cumulative, și anume: (i) să provină de la o persoană cu discernământ și care (ii) să nu se afle sub imperiul vreunui viciu al consimțământului (violență, dol, eroare) și (iii) să fie oferită cu intenția de a produce efecte juridice.

Utilizarea concomitentă a celor două tipuri de semnături nu afectează îndeplinirea niciuneia dintre cele trei condiții iterate mai sus, ca atare nu considerăm exclusă posibilitatea încheierii unui contract/semnării unui document la distanță, o parte semnând olograf, iar cealaltă cu ajutorul unei semnături electronice calificate.

Pentru analize punctuale și elaborarea asupra unor situații, vă rugăm să ne scrieți!

---

Autor: Avocat Valentin Ionescu

Bună, sunt Valentin, tânăr avocat în Baroul București, absolvent al Facultății de Drept a Universității din București (licență și master). Sunt specializat în consultanță juridică și îmi plac provocările de drept civil, comercial, administrativ, precum și cele privind probleme corporative, achizițiile publice, domeniul IT și chiar GDPR, însă nu evit niciodată provocările ce mă scot din zona de confort. În acest fel, pot să îți promit că voi face tot ce este posibil pentru ca TU să îți atingi obiectivele.

Experiența acumulată până acum m-a ajutat să înțeleg nevoile clienților mei și mi-a permis să îi ajut pentru a ajunge la rezultatul dorit. Pun mare preț pe calitatea muncii mele și pe încrederea pe care urmăresc să o prezint, deoarece consider că ambele stau la baza unui parteneriat de succes între avocat și client.

Contactează pe Avocat Valentin Ionescu aici.