Productivitatea la avocați. 8 obiceiuri pentru a deveni mai organizat și să ai mai mult timp pentru viața personală.

Când ne gândim la avocați, nu-i așa, nu prea ne gândim că aceștia ar avea cum și când să procrastineze. Dar, da, surpriză. Avem și noi zile în care am da orice ca să mai dorim o oră, să nu ne sune telefonul, sau să avem o zi lungă doar de lectură.

Cu toate acestea, nu depinde mereu numai de noi, de aceea tot ce ne rămâne de făcut este să învățăm cum să ne îmbunătățim productivitatea și, astfel, calitatea activității noastre. Integrând astfel de obiceiuri sănătoase în viața de zi cu zi, nu doar vom deveni mai organizați și vom finaliza sarcinile mai repede, dar vom avea și mai mult timp pentru familiile noastre.

Ce este, așadar, de făcut?

1. Nu te grăbi.

Deși pare un task imposibil, este cel căruia ar trebui să îi acordăm cea mai mare atenție. Știu ce vei spune.

Cum să nu mă grăbesc când sunt atât de multe lucruri ce trebuie rezolvate în același timp? Dacă le termin mai repede, nu înseamnă că am mai mult timp după?

Într-adevăr, sunt momente în care problemele urgente necesită o atenție sporită și un timp de reacție instantaneu. Dar trebuie să recunoaștem, acestea sunt cazuri rare!

Când ne grăbim nu facem altceva decât să deschidem poarta spre și mai multe greșeli.

Acestea trebuie mai apoi corectate, ceea ce presupune, și mai mult timp pierdut. Și atunci, de ce să nu te oprești pentru câteva secunde? Să observi ce se întâmplă de fapt în jurul tău, și abia apoi să decizi ce trebuie făcut? Numără în gând 5 secunde, și vei observa cum lucrurile se vor ordona singure. Cu siguranță o să câștigi timp, inspirație și claritate, totul doar prin introducerea în viața ta a unui simplu obicei.

2. Fă-ți ordine în birou și în viață.

De la contracte până la dosarul de clienți, de la audieri până la întâlniri, de la interviuri programate pentru următorii angajați până la ieșirile cu prietenii, încearcă să organizezi toate acestea undeva.

Chiar dacă nu ai un spațiu fizic unde să depozitezi munți de hârtie și agende, folosește tehnologia în avantajul tău. Utilizează Google Calendar (sau orice altceva), ține la îndemână și un planner, folosește și o aplicație de planificare pentru diversele întâlniri care se sincronizează automat cu Google Calendar, creează fișiere separate pentru fiecare client în parte, împarte-le și pe acestea pe ani și luni și, folosește, totodată, opțiunea de trimitere amânată a e-mailului.

Imaginează-ți că le ai pe toate, așa, în format fizic în birou și de fiecare dată când ai o problemă, știi exact unde să cauți. Simplu, nu?

La început, va dura ceva mai mult timp, mai ales dacă nu te-ai organizat niciodată așa. Dar crede-mă, vei respira mult mai ușor data viitoare când cauți o informație despre acea întâlnire care a avut loc la acea dată!

3. Notează-ți, săptămânal, dacă nu chiar și lunar, toate sarcinile.

Cel mai bun mod de a ține evidența a ceea ce ai de făcut și ceea ce trebuie să termini este să ai…o simplă listă. Da, listele sunt încă la modă!

În fiecare zi vei tăia din listă ceea ce ai făcut și la sfârșitul zilei verifici ce a rămas pentru ziua următoare. Astfel, vei avea o minte clară a ceea ce trebuie să pregătești pentru zilele următoare. Ideea nu este, totuși, să amâni totul de pe o zi pe alta, și să te trezești la finalul lunii cu o listă uriașă. Scopul este să îți păstrezi claritatea făcând din sarcinile propuse.

4. Lasă întotdeauna 1-2 ore, zilnic, pentru sarcinile „neprogramate”.

Aceasta este de fapt una dintre acele lecții pe care aș fi dorit să le știu din momentul în care am decis să lucrez pe cont propriu. Am fost nevoită să mi-o însușesc the hard way, dar a fost o experiență binevenită până la urmă.

Orice ai face și oricât de mult te-ai organiza, întotdeauna se vor ivi lucruri neprevăzute. Poate să fie un e-mail urgent, un membru al familiei ori un prieten bolnav, o întâlnire care nu poate fi amânată, ceva apeluri telefonice ce nu pot fi întârziate, un client care apare pe neașteptate la birou ori un calorifer spart în sufragerie. Cumva, ceva, tot trebuie să se întâmple în mod neașteptat în fiecare zi.

De aceea, planifică-ți sarcinile astfel încât să îți permiți 1-2 ore neacoperite în programul de lucru. Astfel, nu vei mai simți cum presiunea îți pulsează în vene când va mai aparea ceva ce necesită imediata ta atenție.

5. Închide tot ce te poate întrerupe.

Data viitoare când ai ceva foarte important de rezolvat, așează-te la birou, pe canapea sau oriunde te simți mai confortabil, setează-ți telefonul pe mut (da, mut, nu vibrații) și întoarce-l cu fața în jos sau chiar lasă-l afară din cameră. Puține sunt cazurile în care prezența ta este necesară imediat.

Distragerile, precum apelurile telefonice, persoanele care intră și ies din birou, colegii care vorbesc unii cu alții, te dezechilibrează și te fac să pierzi mult mai mult timp pentru o sarcină pe care, în mod normal, ai termina-o foarte repede.

Alt mod prin care ai putea să te protejezi de perturbările exterioare ar fi folosirea de căști de anulare a zgomotului, care îți oferă o senzație de izolare în propria ta minte.

6. Odihnește-te.

În multe din discuțiile pe care le-am avut cu invitații din cadrul podcastului Legal Tale, mi-a atras atenția un lucru. Avocații tind să lucreze de multe ori peste program, de aceea mulți dintre noi ne simțim foarte repede extenuați, nu atât fizic, cât psihic. De aceea, avem nevoie de activități, exerciții, care nu au legătură cu jobul. Unii și-au găsit pasiunea în gătit, alții în citit, pe când o parte chiar în meditație sau yoga.

Asta nu înseamnă că de mâine trebuie să devii Picasso. Însă poți începe cu pauze de 10 minute pentru a-ți odihni ochii, cu plimbări scurte în aer liber sau, de ce nu, o cafea cu un prieten drag.

Micile gesturi pentru sine ne ajută să ne reîndreptăm atenția către noi și să evoluăm în fiecare zi câte puțin.

7. Dacă te plictisești, treci la altceva.

Dacă începi să te organizezi folosind măcar o parte din cele citite aici (sau poate chiar o faci deja!), în mod normal, nu ar trebui să ți se întâmple asta în mod frecvent. Însă, dacă simți la un moment dat că te plictisește o sarcină pe care ai început-o, verifcă lista de to-do din acea zi și vezi ce altceva ai putea face.

Se întâmplă des, și este absolut normal, ca atunci când scriem un contract, după trei ore de stat asupra lui, să nu ne mai putem concentra suficient de bine. Spre binele clientului și al nostru, ar fi să ne oprim, să luăm o pauză, să facem altceva, și să revenim când avem mintea mai liberă.

Știu că vrei ca odată ce începi un lucru să și termini cu el. Dar degeaba îl termini dacă îl faci în grabă sau neatenție și a doua zi trebuie să o iei de la capăt.

8. Introdu în viața ta doar ceea ce ți se potrivește.

Este într-adevăr important să avem anumite obiceiuri zilnice, pentru a ne simți mai echilibrați. Este adevărat, de asemenea, că fără toate informațiile din jurul nostru, ar fi dificil să cunoaștem atât de multe lucruri. Pe de altă parte, însă, nu tot ce zboară în spațiul virtual este și potrivit pentru noi.

În loc să ne pierdem timpul căutând mii și mii de idei despre cum să aplicăm tot ce vedem în online, mai bine încercăm pe pielea noastră și aflăm ce ni se potrivește. Unele persoane afirmă că meditația în liniște funcționează cel mai bine. Dar pentru cine?

Nu suntem cu toții la fel. Unii dintre noi au anumite pasiuni, în timp ce alții preferă altceva. Nu trebuie să ne apucăm cu toții de meditat sau de alergat ca să ne simțim bine. Știați că există meditație prin plimbare? Sau meditație prin activitate fizică? Ori chiar prin pictură, gătit, cântat și așa mai departe.

Așadar, apleacă-ți atenția către tine, observă ce reacții ai, dacă îți place sau nu și alege pentru tine, nu pentru ceea ce ți se pare că e mai în trend la acel moment. În felul acesta, nici nu-ți va veni foarte greu și nici nu vei pierde timpul cu ceva ce nu se potrivește personalității tale.

Spune-mi, tu ce faci ca să fii mai productiv într-o zi de lucru?

Ana-Maria Drăgănuță Briard

Lawyer & Co-founder of Avoteca | Podcaster at Legal Tale Podcast

31 ianuarie 2020